Perché nel B2B oltre metà delle richieste è ancora gestita manualmente

Nonostante la diffusione di piattaforme digitali e portali online, molti processi operativi nel commercio B2B continuano a essere gestiti manualmente. Secondo il whitepaper “B2B E-commerce Compass 2026” pubblicato da Shopware, oltre il 54% delle richieste standard nel B2B viene ancora elaborato manualmente, anche se circa il 60% delle aziende dispone già di canali digitali attivi.

Questo dato evidenzia un fenomeno sempre più diffuso nelle organizzazioni: la presenza digitale non coincide necessariamente con una reale integrazione dei processi aziendali.

Nel contesto della logistica e dell’e-commerce B2B, questa distanza tra interfacce digitali e operatività interna rappresenta uno dei principali fattori che limitano efficienza, scalabilità e controllo dei flussi.

Digitalizzazione visibile, integrazione incompleta

Molte aziende hanno investito negli ultimi anni in portali B2B, marketplace o piattaforme di e-commerce dedicate ai clienti professionali. Tuttavia, la digitalizzazione del front-end non sempre si traduce in una trasformazione completa dei processi interni.

Secondo l’analisi, tra il 26% e il 75% delle richieste ricorrenti continua a essere gestito manualmente. Tra queste rientrano operazioni quotidiane come:

• richieste di preventivi standard
• riordini di prodotti
• aggiornamenti sullo stato degli ordini
• verifiche di disponibilità o condizioni commerciali

In molti casi, queste attività vengono ancora elaborate tramite email, fogli di calcolo o interventi manuali degli operatori.

Il risultato è un ecosistema operativo ibrido, in cui strumenti digitali convivono con workflow frammentati e sistemi solo parzialmente integrati.

Quando i processi manuali rallentano la logistica

Nel B2B, la gestione manuale delle richieste non riguarda solo il reparto commerciale. Spesso ha un impatto diretto sulla logistica e sulle operazioni di spedizione.

Quando i dati non fluiscono automaticamente tra piattaforme e sistemi interni, si generano diverse criticità operative:

• ritardi nella preparazione degli ordini
• maggiore rischio di errori nei dati di spedizione
• duplicazione delle attività operative
• difficoltà nel gestire volumi crescenti

In contesti con cataloghi complessi o ordini ricorrenti, anche piccole inefficienze nei flussi informativi possono tradursi in costi operativi più elevati e tempi di evasione più lunghi.

Per molte aziende, la sfida non è quindi solo vendere online, ma integrare realmente i processi tra vendite, logistica e sistemi informativi.

Buyer B2B sempre più orientati al self-service

Mentre molte organizzazioni faticano a completare la trasformazione dei processi, le aspettative dei buyer stanno cambiando rapidamente.

Il report evidenzia che:

• il 73% dei buyer B2B preferisce ordinare online
• l’83% si aspetta portali self-service completi e trasparenti

Questo significa che i clienti professionali si aspettano funzionalità simili a quelle dell’e-commerce B2C, tra cui:

• consultazione immediata dei cataloghi
• disponibilità aggiornata dei prodotti
• tracciamento degli ordini
• gestione autonoma dei riordini

Quando questi processi non sono realmente integrati con i sistemi aziendali, il rischio è che il canale digitale diventi solo un ulteriore livello di complessità operativa.

Il nodo centrale: integrazione tra sistemi e logistica

Per superare la gestione manuale delle richieste, uno degli elementi più critici è l’integrazione tra piattaforme digitali, sistemi aziendali e infrastruttura logistica.

In molte aziende B2B, le informazioni sugli ordini devono attraversare diversi sistemi:

• piattaforme e-commerce o portali B2B
• ERP aziendali
• sistemi di gestione del magazzino
• piattaforme dei corrieri

Quando questi sistemi non comunicano in modo fluido, le attività operative finiscono inevitabilmente per essere gestite manualmente.

È proprio in questo punto della catena che entrano in gioco piattaforme di integrazione logistica come Gsped, progettate per collegare in modo diretto e automatizzato e-commerce, ERP e corrieri.

Automatizzare il flusso tra ordine e spedizione

L’integrazione tra sistemi consente di trasformare attività manuali in processi automatici e tracciabili.

Una piattaforma come Gsped, ad esempio, permette di:

• ricevere automaticamente gli ordini da e-commerce, marketplace o ERP
• generare le spedizioni senza reinserimento manuale dei dati
• applicare regole automatiche di scelta del corriere
• produrre etichette e documenti di spedizione in tempo reale
• centralizzare tracking e gestione delle spedizioni

Questo tipo di integrazione consente di ridurre drasticamente gli interventi manuali nei flussi operativi quotidiani.

Il beneficio non riguarda solo la velocità delle operazioni, ma anche la qualità e la coerenza dei dati lungo tutta la supply chain.

Scalabilità operativa per il B2B digitale

Nel commercio B2B, i volumi di ordini e la complessità dei cataloghi possono crescere rapidamente. Senza automazione dei processi, ogni aumento di volume rischia di tradursi in maggiore carico operativo per il personale.

L’automazione dei flussi logistici e informativi consente invece di:

• gestire volumi crescenti di ordini
• mantenere sotto controllo errori e tempi operativi
• ridurre la dipendenza da processi manuali
• migliorare la scalabilità delle operazioni

In questo senso, l’integrazione tra sistemi digitali e piattaforme logistiche diventa una componente essenziale dell’infrastruttura operativa delle aziende B2B.

Dalla digitalizzazione alla resilienza operativa

Secondo l’analisi del report, il passaggio chiave per il B2B nei prossimi anni riguarda la transizione da una semplice digitalizzazione verso una vera resilienza digitale.

Con questo termine si intende la capacità delle aziende di:

• adattarsi rapidamente ai cambiamenti della domanda
• gestire cataloghi sempre più complessi
• mantenere controllo sui costi operativi
• garantire continuità nei processi logistici e commerciali

In questo scenario, la competitività non dipende solo dalla presenza di strumenti digitali, ma dalla coerenza tra architettura tecnologica, organizzazione interna e automazione dei processi.

Un gap che diventa fattore competitivo

Il dato emerso dal report evidenzia una realtà diffusa: molte aziende hanno iniziato il percorso di digitalizzazione, ma non lo hanno ancora completato a livello operativo.

La distanza tra interfacce digitali e processi interni genera inefficienze che, nel tempo, possono trasformarsi in un vero svantaggio competitivo.

Nei prossimi anni, le imprese che riusciranno a integrare dati, sistemi e processi in modo strutturato saranno quelle più preparate a gestire:

• volumi crescenti di ordini
• complessità di catalogo
• aspettative sempre più elevate dei buyer B2B

Non si tratta solo di adottare nuove tecnologie, ma di costruire un’infrastruttura operativa capace di sostenere la crescita del commercio digitale B2B.