Ragionare sulla gestione delle spedizioni non è una prerogativa delle grandi attività, ma una questione che riguarda chiunque ha un attività commerciale, indipendentemente dalla quantità di merce da movimentare.
Scopriamo quali sono le fasi principali da seguire in un processo di organizzazione delle spedizioni.
1. Pianificazione
La prima fase è quella di pianificazione, che è essenziale sia perché permette di organizzare il lavoro e gli invii e perché permette di integrare questo processo all’interno del più ampio ventaglio di operazioni che si svolgono normalmente in un magazzino.
Pianificare le spedizioni significa:
- Conoscere e confermare gli ordini che saranno processati ed evasi.
- Ordinare la lista di ordini.
- Scegliere il corriere a cui assegnale le singole spedizioni
- Definisci il tuo processo per la spedizione dei resi, che nel business e-commerce è un opportunità per attrarre clienti
2. Controllo della documentazione.
La seconda fase prevede il controllo della documentazione e allestimento della merce.
In questa fase si realizza il controllo dei documenti relativi ai prodotti, cercando di ridurre i margini di errore che potrebbero compromettere la consegna al cliente.
Cosa importante è che i documenti e le informazioni essenziali vengano registrati nel software per la gestione del magazzino.
Oltre ai controlli relativi alla documentazione, in questa fase si verifica il peso e il volume dei colli per accertarsi che questi siano in linea con i requisiti dello spedizioniere.
Una volta realizzato questo step, si terminano di impacchettare le merci e all’imballaggio dei colli.
Infine, si etichettano le merci.
3. Consolidamento delle merci
La fase successiva prevede il consolidamento delle merci, che consiste nel raggruppare più merci provenienti da diverse aree di picking o di magazzino per poter essere successivamente spedite. Con questa operazione si rendere più efficiente l’uso dello spazio e la gestione dei trasporti. Di solito le merci vengono consolidate per poter essere accatastate su un pallet, o perché si rende necessaria una spedizione con la tecnica del groupage.
Il consolidamento delle merci riduce i costi di invio, soprattutto quando si parla di spedizioni internazionali o invii che devono coprire lunghe distanze.
Grazie a questa operazione è possibile ottenere prezzi migliori poiché è possibile consolidare ad esempio merce pesante con carichi di merce leggera, calibrando il rapporto tra il peso dei carichi e lo spazio occupato al massimo.
Il fatto che le merci vengano consolidate, apre alla possibilità di pagare solo per lo spazio occupato nell’unità di trasporto. Uno degli elementi a favore di questa strategia basata sull’uso della consolidata è si ottengono prezzi migliori poiché è possibile consolidare ad esempio merce pesante con carichi di merce leggera, calibrando il rapporto tra il peso dei carichi e lo spazio occupato al massimo.
4. Affidamento a corriere della merce
La fase finale è l’affidamento a corriere della merce insieme alla documentazione.
Come si è visto il processo prevede molti step, ognuno dei quali importante per la corretta riuscita dell’attiva aziendale. Utilizzare un software che permette di avere sotto controllo l’intera attività, dalla ricezione ordini, creazione della spedizione, alla scelta del corriere, stampa dell’etichetta, monitoraggio della spedizione e gestione delle problematiche è fondamentale.
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